Préparer les données pour les déposer dans NAKALA

Avant de débuter le projet

La plupart des agences de financement demandent aujourd’hui de rédiger un plan de gestion de données (Data Management Plan) qui permet de planifier la gestion des données durant la durée du projet, mais également et surtout lorsque le projet est terminé.

Cette démarche est importante et doit être mise en oeuvre avant de débuter un projet, même lorsque le plan de gestion n’est pas formellement demandé.

Les questions à se poser sont les suivantes (la liste n’est pas exhaustive) :

  • Comment se fera la collecte ou la création des données nécessaires à mon projet ;
  • Quel sera le volume prévisionnel de ces données ;
  • Avec quels outils ces données seront traitées ;
  • Comment ces données seront organisées (e.g. avec quelle granularité) ;
  • Quels formats seront utilisés pour ces données ;
  • Comment seront documentées ces données (e.g. quelles informations doivent être collectées) ;
  • Dans quel(s) entrepôt(s) ces données seront entreposées dans le but, entre autre, de les signaler largement via des aggrégateurs (e.g. ISIDORE) ;
  • Quelles licences seront utilisées pour mettre à disposition ces données ;
  • Les données comportent-elles des informations à caractère personnel, des informations “sensibles”? (démarches en conformité au RGPD) ; etc.

Des outils d’aide à la création de plan de gestion de données sont disponibles, comme par exemple DMP OPIDOR proposé par l’INIST.

Des documents de référence maintenus par le CNRS sont également utiles à consulter à cette étape du projet :

Choisir le(s) format(s)

Des formats ouverts et dont la feuille de route d’évolution est connue sont à privilégier par rapport à des formats propriétaires.

Au niveau national, le CINES, partenaire de Huma-Num pour la préservation à long terme, effectue une veille sur les formats. Une liste de formats de qualité associés, lorsque cela est possible, à un outil de validation est disponible à cette adresse http://facile.cines.fr

Une autre ressource intéressante est la matrice des risques associée à l’utilisation de formats maintenus par les archives nationales américaines (NARA). Pour la plupart des formats de fichiers, vous y trouverez un indicateur de risque (Low, Moderate, High) ainsi qu’une indication des formats “acceptables” ou “préférés” qui vous permettront de guider vos choix.

En ce qui concerne les outils associés, vous pouvez consulter le répertoire constitué par le projet COPTER (Community Owned digital Preservation Tool Registry).

Par ailleurs, il peut être utile de suivre les travaux du groupe de travail national PIN (Préservation de l’Information Numérique) sur les questions de formats. Ce groupe est composé d’experts de nombreuses institutions et a été créé sous l’égide de l’association Aristote.

Organisation des données

Granularité du dépôt

NAKALA permet d’effectuer des dépôts contenant un ou plusieurs fichiers et ces dépôts peuvent être organisés en collections (Cf. la documentation de NAKALA).

Il est donc nécessaire de se poser la question de l’organisation à prévoir pour mettre à disposition les données de la manière la plus compréhensible : en donnant le maximum d’informations sur le contexte de production de ces données, ainsi que sur les traitements qui ont été effectués sur ces données. Généralement, une granularité plus fine (e.g. un fichier par dépôt) permet une description plus poussée. Pour autant, les regroupements peuvent intellectuellement faire sens, comme par exemple associer dans un même dépôt toutes les pages numérisées d’un ouvrage.

Plan de nommage

Dans tous les cas, pour une gestion efficace des données, même bien en amont du dépôt dans NAKALA, il est utile d’élaborer un plan de nommage cohérent qui permettra d’organiser les fichiers de données en les regroupant en dossiers. Cette réflexion permettra, entre autres gains, d’éviter la duplication ou la perte de données.

Quelques bonnes pratiques sont à utiliser pour nommer les fichiers et les dossiers :

  • adoption d’une taille raisonnable pour les noms (i.e. moins 30 caractères) ;
  • emploi de caractères standard en excluant les diacritiques (e.g. “ç”), les caractères spéciaux (e.g. “&”), les espaces, etc.
  • utilisation de titres signifiants et respect d’une cohérence dans le nommage (e.g. ajout de la date dans le nom du fichier pour pouvoir effectuer des tris).

Plan de classement

Si la phase de documentation des données est effectuée après leur collecte, un plan de classement simple et arborescent permet de structurer les données afin d’en faciliter la recherche, les contrôles et les traitements. Ces structures peuvent aller d’un simple chrono à la reproduction d’organisations géographiques ou thématiques suivant la nature du projet.

Documenter les données

Une bonne description des données par des métadonnées est fondamentale pour leur mise à disposition. Il s’agit d’un travail complémentaire à l’organisation des données décrite à la section précédente. De même que précédemment, il sera utile d’élaborer en amont et de mettre en oeuvre des règles de description cohérentes (e.g. titres, dates, auteurs, mots clefs etc.) pour toutes les données du projet.

NAKALA utilise le modèle Dublin Core qualifié pour décrire les données. Des indications concernant l’utilisation de ce modèle se trouvent dans le guide de description.