ShareDocs - Présentation, fonctionnement et utilisation

Présentation et conditions d’accès à ShareDocs

Qu’est-ce que ShareDocs ?

ShareDocs est un gestionnaire de fichiers mis en oeuvre par l’IR* Huma-Num, sur ses propres serveurs, pouvant être utilisé via un navigateur web, un client WebDAV ou un logiciel de synchronisation de fichiers. La plateforme est basée sur l’application FileRun : Présentation générale et Manuel d’utilisation des opérations de base. Il s’agit d’un stockage déporté en ligne sur le réseau de recherche français (semblable à des outils comme DropBox hébergés quant à eux, sur le cloud public). Les données hébergées peuvent être cryptées de manière simple grâce à des outils comme ZED encrypt.

ShareDocs est adapté aux projets de recherche qui souhaitent stocker, échanger, partager, travailler sur des données de type fichiers (ensemble de photos, de textes transcrits, etc.). Ainsi, l’usage courant de ShareDocs permet de préparer des fichiers pour une édition en ligne ou bien une diffusion dans NAKALA, par exemple.

ShareDocs_home_2022 Page d’accueil de ShareDocs

Demander un compte ShareDocs

Pour demander un compte Sharedocs, rendez-vous sur HumanID, le service d’authentification centralisé d’Huma-Num. Si vous avez un compte HumanID, vous pouvez demander l’accès directement :

Demande d'accès Demande d’accès à ShareDocs depuis le portail HumanID

Si vous n’avez pas de compte HumanID : vous devez créer un compte sur HumanID pour demander l’accès à ShareDocs (voir la documentation).

L’ouverture du compte requiert les informations suivantes :

  • Établissement de rattachement
  • Statut
  • Courte description du projet
  • Volume estimé des données à héberger

Visualisation et gestion des fichiers

ShareDocs s’utilise :

  • avec un navigateur en ligne à l’adresse url : sharedocs.huma-num.fr
  • en synchronisant un répertoire de son ordinateur avec un répertoire ShareDocs stocké chez Huma-Num (dans ce cas, avec un logiciel de synchronisation de fichiers comme NextCloud ou encore avec tout autre logiciel client WebDAV permettant la synchronisation de fichiers).

L’organisation des dossiers et documents se fait suivant le principe de l’arborescence, visible sur la gauche.

Affichage et édition des fichiers

Pour chaque fichier, des méthodes de visualisation et/ou d’édition sont accessibles pour certains formats, via le menu “ouvrir avec” (faire clic droit sur un nom de fichier, ou utiliser l’icône “Autres options” en haut à gauche)

Sharedocs Ouvrir avec

Par exemple, pour les documents Word (.doc et .docx), il est possible :

  • soit de visualiser le contenu via ouvrir avec → Office web Viewer
  • soit de l’éditer via ouvrir avec → Only Office

Attention

Les fonctions disponibles dans “ouvrir avec” envoient le fichier, pour certaines d’entre elles, sur des serveurs qui sont externes à la TGIR. Pour les projets qui ont des contraintes légales sur l’usage et le transfert des fichiers, ils ne doivent pas utiliser ces services qui transfèrent les données hors de la TGIR (généralement aux États-Unis).

Les fonctions d’édition où les données restent internes aux serveurs de la TGIR sont :

  • OnlyOffice (édition de document Office)
  • Éditeur de texte
  • Lecteur de PDF
  • Lecteur Audio/Vidéo
  • Visualisation d’image
  • Explorateur d’archive
  • Open document Viewer
  • Information sur le média
  • Créer une épreuve photo

Les autres (actuellement Office web Viewer) transfèrent le fichier sur des serveurs externes, avant d’être enregistrés de nouveau dans ShareDocs.

Attention

Mes métadonnées entrées sur les fichiers sont internes à l’application ShareDocs et ne peuvent être exportées.

Partager des fichiers et/ou des dossiers

ShareDocs vous permet de donner accès à des dossiers et/ou des fichiers en partageant un lien d’accès ou directement des droits.

Accès au partage

Pour partager : cliquer droit sur le fichier -> Partager :

  • Lien Web : ShareDocs vous fournit un lien web unique que vous pouvez partager. La personne a alors accès au document partagé sans avoir besoin d’un compte Sharedocs.

  • Avec utilisateurs : pour partager le fichier avec un ou plusieurs utilisateurs ayant un compte Sharedocs.

ShareDocs Partager

ShareDocs : partager un fichier

ShareDocs Partager

ShareDocs : partager avec un utilisateur

Création d’un groupe d’utilisateurs

Pour partager avec un groupe, il faut avoir créé au préalable le groupe en en faisant la demande auprès d’Huma-Num. Pour cela, adressez un mail à assistance@huma-num.fr en précisant :

  • l’intitulé du groupe souhaité,
  • la liste des utilisateurs.

Un modèle de liste vous sera envoyé. L’application ne permet pas pour l’instant de déléguer à un utilisateur les modifications du groupe. Vous avez par contre des notifications par Huma-Num de chaque modification.

Pour les modifications, il faut également les demander par mail à assistance@huma-num.fr.

Gestion des partages

Par défaut, un partage aux utilisateurs n’attribue que des droits de “lecture seule”. Le document partagé n’est pas éditable et modifiable. Pour modifier ces droits, il est possible de sélectionner les permissions accordées dans un partage.

Pour ce faire, sélectionner les droits dans “Permissions” :

ShareDocs Partager

ShareDocs : permissions sur un partage

Téléchargement

Tutoriel PDF pour les partages : Fonctions de partage dans ShareDocs (pdf - 115 ko)

Compte projet ShareDocs

Un compte projet ShareDocs facilite le partage de données et le travail collaboratif entre plusieurs membres d’un projet ou d’une équipe de recherche en SHS. Le compte projet est adapté à la collaboration via les outils d’édition collaborative et de versionning des fichiers, le compte projet étant accessible à plusieurs membres d’une équipe (à la différence d’un compte individuel). Il permet de créer l’arborescence des dossiers et d’en définir finement les accès et les droits d’édition, dès leur création et auprès d’une liste de collaborateurs identifiés. Le principe est de créer, à l’ouverture d’un compte projet, l’arborescence des dossiers et des fichiers, puis d’y accorder des accès et des droits différenciés, selon le rôle de chaque membre de l’équipe.

Compte projet : caractéristiques

Pour les prévisions 2021-2023, la volumétrie d’un compte projet est de 300 Go de stockage.

Un compte projet est accessible uniquement à une liste de personnes qui auront été déclarées et enregistrées auprès d’Huma-Num, par le gestionnaire du compte projet.

Pour accéder à un compte projet, il faut au préalable avoir un compte HumanID et avoir fait une demande d’accès à ShareDocs (compte individuel) depuis le portail HumanID.

Demander un compte projet ShareDocs

Avant la demande : méthodologie et bonnes pratiques

Un compte projet a pour objectif de faciliter le partage de fichiers et la gestion des droits d’accès à ces fichiers entre plusieurs personnes. Ainsi, avant toute demande d’ouverture d’un compte projet ShareDocs, il sera nécessaire de :

  • Identifier l’équipe à associer au compte projet, en listant toutes les personnes qui auront le droit d’y accéder.
  • Désigner un gestionnaire du compte projet qui sera l’interlocuteur de Huma-Num pour l’ouverture et la gestion du compte projet. en charge de créer l’arborescence des dossiers et des fichiers et de paramétrer les droits d’accès entre chaque membre de l’équipe
  • Préparer avec l’équipe l’organisation du répertoire du compte projet : établir un plan de nommage des dossiers et des fichiers (et le documenter !), concevoir l’arborescence hiérarchique des dossiers, définir les droits d’accès et les rôles de chaque membre.
  • Elaborer collectivement les informations nécessaires à la demande d’ouverture du compte projet : nom et descriptif du projet ; volume estimé des données à stocker (300 Go maximum) ; nom court sans espace, ni caractères spéciaux (ce sera le nom du compte projet)
  • Constituer une documentation du compte projet à mettre à disposition de tous les membres : nom du gestionnaire du compte projet (point de contact), plan de nommage, titre du projet, descriptif du projet, nom du compte projet.

Rôle du gestionnaire du compte projet

Le gestionnaire du compte projet est responsable du compte et du partage, et en tant que tel, il sera en charge de :

  • Etre l’interlocuteur privilégié de Huma-Num et le point de contact auprès de l’équipe du projet
  • Gérer l’organisation du compte projet : il crée l’arborescence des dossiers dans le répertoire du compte projet
  • Définir et répartir les droits d’accès aux dossiers entre les membres de l’équipe : qui a accès à quoi ?
  • Définir les types de droits aux niveaux des dossiers et fichiers : qui peut faire quoi ?
  • Gérer les demandes d’ajout de nouveaux membres au compte projet auprès de Huma-Num

Circuit de demande

Une fois toutes les informations réunies, le gestionnaire prendra contact auprès de Huma-Num et l’ouverture du compte projet se fera en plusieurs étapes :

  1. Faire une demande d’ouverture de compte projet à cogrid@huma-num.fr en précisant dans le message les informations suivantes :

    • Nom du responsable du compte et des partages (gestionnaire)
    • Nom du responsable scientifique
    • Nom court pour le compte projet sans espace, ni caractères spéciaux, ni accent
  2. Pour les listes des personnes à associer au compte projet, envoyer en pièce jointe du message, sous forme de tableur :

    • La liste des personnes qui auront accès au compte projet en précisant pour chacune : prénom, nom, HumanID, établissement, adresse électronique
  3. Huma-Num reviendra vers le gestionnaire pour toute demande d’informations complémentaires, si besoin

  4. Création du compte projet par Huma-Num dans un délai de 15 jours à 3 semaines environ

  5. Retour de Huma-Num auprès du gestionnaire : envoi d’un e-mail avec un identifiant de connexion à conserver et un mot de passe temporaire pour le compte projet à modifier dès la première connexion.

Gestion et accès au compte projet

Après récupération de l’identifiant de connexion et le mot de passe temporaire, le gestionnaire du compte projet sera en mesure de se connecter au compte projet pour y créer les dossiers, uploader et organiser les fichiers, organiser les partages et les droits d’accès. Une fois ce travail effectué, le compte projet et les documents en partage seront visibles et exploitables à partir du compte individuel de chaque membre du compte projet. Ainsi, pour accéder aux dossiers et fichiers en partage déposés dans le compte projet, chaque membre devra se connecter à son compte ShareDocs individuel.

Attention

L’identifiant et le mot de passe du compte projet ne sont pas à fournir aux membres du compte projet. Il n’est pas nécessaire que le gestionnaire partage avec tous les membres du compte projet l’identifiant, ou le mot de passe du compte projet. En effet, chaque membre du compte projet aura accès aux dossiers et fichiers sur lesquels il a des droits depuis son compte individuel ShareDocs.

Modification du groupe de partage (ajout, suppression)

Pour l’instant, les modifications sur le groupe de partage ne peuvent pas être déléguées au gestionnaire. Tout ajout (ou suppression) se fait sur demande auprès de assistance@huma-num.fr. Chaque modification effectuée par Huma-Num sera systématiquement notifiée au gestionnaire du compte projet. Toute demande individuelle de rattachement au compte projet fera également l’objet d’une vérification par Huma-Num auprès du gestionnaire. Ainsi tout ajout sera traité par Huma-Num à la suite de la validation de la demande par le gestionnaire du compte projet.

Rattachement de nouveaux membres n’ayant pas de HumanID

Le gestionnaire devra informer la personne qu’elle doit :

  1. se créer un compte HumanID sur l’annuaire https://humanid.huma-num.fr

  2. une fois le compte HumanID créé, faire elle-même la demande d’accès à ShareDocs en renseignant le nom et la description du projet associé au compte projet ! (+ établissement de rattachement, statut)

  3. Pour la volumétrie, ne pas indiquer 300 Go mais 90 Go !

Huma-Num administrera l’ajout en plusieurs étapes :

  1. Prise de contact auprès du gestionnaire pour valider la demande de l’utilisateur

  2. Rattachement de la personne au compte projet

  3. Envoi d’une notification au gestionnaire

Versionnage

Dans le menu contextuel (clic droit sur le fichier) : Autres options > Version > Versions précédentes donne la possibilité de télécharger une ancienne version, ou de la restaurer.

La restauration crée une nouvelle version sans effacer l’historique, mais n’indique pas que la nouvelle version est une restauration.

Sharedocs Versionnage

Synchronisation de stockage par WebDAV

Clients de synchronisation WebDAV

Il existe plusieurs clients WebDAV qui permettent d’utiliser le stockage via un client sur son ordinateur. En client opensource, multiplateforme, on peut citer Cyberduck assez simple d’utilisation. Cyberduck dispose d’une fonction dite de coffre-fort, c’est-à-dire qu’il peut crypter les fichiers et les dossiers avant l’envoi sur le serveur. Les fichiers resteront donc cryptés sur l’espace de stockage de la TGIR car la clé de cryptage est propre à l’utilisateur. L’éditeur de Cyberduck propose aussi un client de synchronisation (mountainduck) qui présente le stockage comme un disque connecté à l’ordinateur. Ce client est payant et reprend aussi les fonctions de cryptage de fichier. Pour des opérations de synchronisation récurrentes, on peut citer le logiciel commercial GoodSync qui a l’avantage de rendre visible via un rapport le sens de la synchronisation (son poste vers le serveur ou l’inverse) et l’état des fichiers qui vont être écrasés.

Authentification WebDAV

L’authentification WebDav nécéssite de générer une clé d’authentification à utiliser dans le client. Pour générer la clé :

  • Rendez-vous sur Paramètres de compte (activer le menu sous le bouton coloré composé de ses initiales en haut à droite de l’écran)

Paramètre Sharedocs

  • Dans la fenêtre qui s’affiche, cliquez sur le bouton [Connect WebDAV app]
  • Dans la fenêtre d’Autorisation, cliquez sur [Acceptez]

Sharedocs Autorisation

  • Une fenêtre WebDAV Credentials vous donne les informations suivantes : URL de connection, nom d’utilisateur, mot de passe (la clé d’authentification)

Indiquez ces informations dans votre client WebDAV pour vous connecter par ce moyen. Pensez à sauvegarder ces informations, une fois générée la clé n’est plus visible dans l’interface

Révoquer l’accès WebDAV

  • Pour révoquer l’accès par WebDAV vous devez invalider la clé d’authentification, pour cela retournez dans le menu “Paramètres du compte” puis révoquez l’accès : cocher la case [Révoquer l’accès] puis enregistrer.

Sharedocs Révocation

Questions et Contact

Pour tout problème ou question liée à l’utilisation de Sharedocs et des outils mentionnés, veuillez envoyer un mail à l’adresse suivante : assistance@huma-num.fr.