Comment fonctionne ShareDocs ?

Sommaire

Comme dans tout gestionnaire de fichiers, les documents sont organisés en arborescence.
ShareDocs peut s’utiliser en ligne (via https://sharedocs.huma-num.fr/) ou en synchronisant un répertoire de son ordinateur avec un répertoire ShareDocs stocké chez Huma-Num (avec un logiciel de synchronisation de fichiers comme NextCloud ou encore avec tout autre logiciel client WebDAV permettant la synchronisation de fichiers).

Fonctions d'édition

Pour chaque fichier, des méthodes de visualisation et/ou d'édition sont accessibles pour certains formats, via le menu "ouvrir avec" (faire clic droit sur un nom de fichier, ou utiliser l'icône autre option en haut à gauche.

Par exemple, pour les documents au format Word (.doc et .docx), il est possible :

  • soit de visualiser le contenu via ouvrir avec → Office Web Viewer
  • soit de l'éditer via ouvrir avec → ONLYOFFICE
  • soit de le convertir dans un autre format avec ouvrir avec → CloudConvert

Les fonctions d'éditions disponibles :

  • OnlyOffice (édition de documents de type “MS Office”)
  • Éditeur de texte
  • Lecteur de PDF
  • Lecteur Audio/Vidéo
  • Visualisation d'image
  • Explorateur de fichiers d'archives compressées
  • Open document Viewer (lecteur de document Libre Office)
  • Information sur le média (les métadonnées du fichier)
  • Créer une épreuve photo

Attention Certaines fonctions disponibles dans “Ouvrir avec” ouvrent les fichiers sur des serveurs externes à la TGIR, et pour la plupart aux Etats-Unis. Vérifier donc les contraintes légales sur l'usage et le transfert des fichiers que vous manipulez. Fonction concernées : Office Web Viewer, CloudConvert, Pixlr, Creative Cloud.

Fonctions avancées de ShareDocs

Sous l'arborescence du compte utilisateur, on trouvera trois répertoires qui ont des fonctions spécifiques :

  • hn_documentOCR : reconnaissance optique de caractères (OCR)
  • hn_videoTranscode : transcodage vidéo
  • hn_zSoftware : logiciels mis à disposition

Fonction de reconnaissance optique de caractères (OCR)

Une fois qu'un fichier est déposé dans le répertoire hn_documentOCR, il est envoyé en traitement. Dans le cas de l'OCR, les fichiers sont traités par l'application ABBY FineReader CLI version 11. À la fin du traitement, un mail est envoyé automatiquement à l’utilisateur pour lui indiquer que le document est prêt.

Par exemple pour lancer un traitement OCR sur un document en Français et récupérer le résultat sous la forme d'un document Word, il faut déposer le fichier dans le répertoire hn_documentOCR → toWord → French.

 

Les formats de sortie possibles sont Word, Excel, OpenOffice Document (ODT), PDF, Texte, XML, XML ALTO, ePUB.

 

Dans la liste des langues disponibles, le répertoire 'autoDetectionMode' fait une reconnaissance automatique de la langue du document.

Attention, ce fonctionnement en glisser/déposer est intéressant pour faire de la conversion de masse et/ou automatique de documents, mais c'est une transformation sans possibilité d'apprentissage, gabarits de mise en page ni dictionnaire spécifique. Pour ces fonctions supplémentaires, il faut utiliser une licence desktop d'Abby Fine Reader avec interface de saisie.

Fonction de transcodage vidéo

Une fois qu'un fichier est déposé dans le répertoire hn_videoTranscode, il est envoyé en traitement. Les fichiers sont traités via l'application Sorenson Squeeze Server v11. À la fin du traitement un mail est envoyé automatiquement à l’utilisateur qui a déposé le fichier pour lui indiquer que le document produit est prêt.

Par exemple pour lancer un transcodage vidéo vers le format MP4 à pleine définition, il faut placer le ou les fichiers dans :

  • hn_videoTranscode → toMP4_master → IN
  • Le résultat se trouvera dans hn_videoTranscode → toMP4_master → OUT

Le nom du répertoire définit un des presets de Sorenson de conversion :

  • toMP4_master : conversion au format MP4 en gardant la définition et la meilleurs qualité possible (codec H264 et AAC)
  • toMP4_h265_master : conversion au format MP4 en gardant la définition et la meilleure qualité possible, mais en utilisant le nouveau codec H265
  • toHTML5_1200kbps : conversion vers un fichier MP4 et un fichier WEBM, en réduisant la taille et le débit pour une diffusion sur le web, avec un léger filtre d'antibruit.

Pour tout autre presets de traitement, autres formats ou débits, nous écrire à assistance@huma-num.fr

Travail collaboratif

Si vous avez besoin que d’autres membres de votre équipe aient accès au même espace que vous, envoyez un mail à assistance@huma-num.fr avec les informations suivants pour chaque utilisateur dans un tableau : nom de labo, équipe ou projet ; nom ; prénom ; adresse mail institutionnelle.

Attention, ShareDocs ne permet pas actuellement d’écriture simultanée dans un même fichier, la fonctionnalité est en attente de développement.

Données sensibles

Il est possible de sécuriser le transfert de données en utilisant un VPN ou un tunnel ssh.

Versionning

Dans le menu contextuel : « autres options > version > version précédente », on a la possibilité de télécharger une ancienne version, ou de la restaurer (la restauration crée une nouvelle version sans effacer l’historique, mais n’indique pas que la nouvelle version est une restauration).

Nuage de tags: partage de fichiers, stockage
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